Wedding Planner Assistant - for Wedding Planning Company
Alec and T Weddings and Events - Los Cabos, Baja California Sur
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Descripción de la oferta
Requirements
• Proven experience as executive assistant or similar position
• Fluent English (spoken and written) IS A MUST
• Microsoft Office
• Management and control in office systems and procedures
• Hospitality, customer service and hotel previous experience is desired
Soft Skills
• Sense of Urgency is priority
• Excellent planning, organization and time management skills
• Ability to multitask and assign priorities on daily work
• Excellent written and verbal communication skills
• Discretion and confidentiality
• Problem solving
• Numeracy skills
• Comply with instructions
• Work under pressure
• Team work
• Excellent service attitude
• Show empathy with clients and Client Oriented
• Enthusiast and proactive
• Flexible with office hours
Responsibilities
• Check emails and follow-up
• Keep clients’ budget updated
• Payments- charges follow up with clients and suppliers
• Cash payment with receipts on wedding days ready
• Request and follow-up to quotations of different services and suppliers
• Follow up on the different wedding planning services
• Keep updated the file system
• Support in pre-wedding operational activities
• Support in operation on wedding days and/or rehearsals
• Meet with clients- site inspections
• Elaborate and verify furniture and equipment rental orders
• Elaborate and verify flower orders
• Assist to meetings and elaborate meeting minutes
• Elaborate new wedding contracts
• Follow-up to printing orders
• Update supplier, hotels and venues directory
• Update hotel and venue information (menus. Layouts, suppliers blacklist, prices, operation hours)
• Manage electronic information files of each wedding
• Keep the bride notes updated
• Follow-up to Smartsheet
• Follow-up to hotels and suppliers commissions payments
• Follow-up to clients’ refund payment
• Assist the Wedding Planner in the different administrative and operation activities as requested
• Receive calls, take messages
• Take requests and other clients’ questions and follow through in an appropriate manner
• Keep agendas, setup meetings and appointments, offer reminders
• Elaborate reports, briefings, presentations
• Request, elaborate, follow-up to all the accounts payable and receivable with the different clients and suppliers
Requerimientos
- Educación mínima: Educación media superior - Educación Profesional T
- Idiomas: Inglés
- Edad: entre 26 y 50 años
Palabras clave: bodas, wedding, planificador, proyectista, ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, planificacion, planning, planeacion
Hace más de 30 días
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Acerca de Alec and T Weddings and Events
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