Secretario/a - Completo

Descripción de la oferta

1. Gestión de Reservas y Contratos:

*Atención al cliente: Recibir solicitudes de información, ya sea por teléfono, correo electrónico o redes sociales (WhatsApp, Instagram, Facebook).
*Manejo de agenda: Controlar la disponibilidad del salón, registrar reservaciones y evitar contratiempos con fechas.
*Elaboración de contratos: Redactar y gestionar los contratos para el apartado de fechas, asegurando que se incluyan todos los detalles del evento (fecha, horario, servicios contratados, precio, forma de pago, etc.).
*Seguimiento de pagos: Controlar los pagos realizados por los clientes, incluyendo anticipos y saldos pendientes.
*Confirmación de eventos: Contactar a los clientes para confirmar los detalles del evento unos días antes de la fecha reservada.

2. Comunicación y Atención al Cliente:

*Responder mensajes: Atender las consultas y solicitudes de los clientes a través de diferentes canales (WhatsApp, Instagram, Facebook) de manera oportuna y profesional.
*Brindar información: Proporcionar información detallada sobre los servicios del salón, paquetes disponibles, precios, promociones, etc.
*Resolver dudas: Aclarar las dudas de los clientes con respecto a la contratación del salón, los servicios ofrecidos, las políticas de cancelación, etc.
*Manejo de quejas: Atender las quejas o sugerencias de los clientes de manera amable y eficiente, buscando soluciones satisfactorias.

3. Gestión Administrativa:

*Control de inventario: Realizar el inventario de los materiales y suministros del salón, como mantelería, vajilla, equipo de sonido, etc.
*Compras: Gestionar la compra de los materiales necesarios para el funcionamiento del salón.
* Archivo y organización: Mantener un sistema de archivo organizado para los contratos, facturas, correspondencia y otros documentos importantes.
*Elaboración de reportes: Elaborar informes periódicos sobre las reservaciones, ingresos, gastos y otras actividades relevantes para la gestión del salón.

4. Coordinación y Logística:

*Elaboración de itinerarios: Diseñar itinerarios detallados para cada evento, incluyendo el horario de las actividades, la distribución del espacio, la asignación del personal, etc.
*Comunicación interna: Transmitir la información del itinerario al resto del equipo (animadores, meseros, personal de limpieza, etc.) para asegurar que todos estén coordinados.
*Supervisión: Supervisar el desarrollo de los eventos para garantizar que todo se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado.

5. Cobros y Facturación:

*Manejo de terminales de pago: Realizar cobros con terminales bancarias, asegurando el correcto procesamiento de las transacciones.
*Emisión de facturas: Elaborar y entregar facturas a los clientes por los servicios contratados.
*Control de caja: Llevar un registro preciso de los ingresos y egresos del salón.

6. Organización General:

*Mantener el orden y la limpieza: Asegurar que el área de recepción y la oficina se mantengan limpias y ordenadas.
*Optimización de procesos: Identificar áreas de mejora en los procesos administrativos y operativos del salón.
*Colaboración: Trabajar en equipo con el resto del personal para garantizar el éxito de los eventos.

Habilidades Esenciales:

*Excelente comunicación oral y escrita.
*Habilidades interpersonales y de atención al cliente.
*Organización y capacidad para gestionar múltiples tareas.
*Manejo de herramientas informáticas (procesador de texto, hojas de cálculo, correo electrónico, redes sociales).
*Proactividad y capacidad para resolver problemas.
*Conocimiento de terminales de pago y facturación.

Requerimientos

• Educación mínima: Educación media superior - Bachillerato Tecnológico
• Menos de 1 año de experiencia
• Edad: A partir de 28 años
• Conocimientos: Aceptación de errores y fracasos

Palabras clave: oficinista, clerk, secretario

Hace 16 horas

Acerca de La Escondida