Jefa administrativa

Descripción de la oferta

Grupo Amga está en la búsqueda de una Jefa Administrativa organizada, proactiva y con gran capacidad para el trabajo en equipo. Si tienes experiencia en labores administrativas y deseas formar parte de una empresa en constante crecimiento, esta es tu oportunidad.

Resumen de responsabilidades y actividades:
Actividades familiares:
1. Gestión de seguros personales: Negociar, contratar y supervisar seguros de vida, retiro, médicos, autos y casas para garantizar su renovación y vigencia.
2. Administración de vehículos familiares: Coordinar citas de verificación, pagos de control vehicular, mantenimiento, fotoinfracciones y recarga de ViaPass y Passe.
3. Trámites familiares: Gestionar la renovación de pasaportes, visas, INE, licencias de conducir, y firmas electrónicas.
4. Gestión académica: Coordinar pagos de colegiaturas, cuotas, facturación y trámites escolares.
5. Control de facturación de gastos familiares: Supervisar la facturación para deducciones fiscales y coordinación con el equipo contable.
6. Pago de servicios familiares: Asegurar pagos puntuales de servicios como electricidad, agua, gas, internet, telefonía, etc., evitando recargos mediante domiciliaciones.
7. Administración de Dropbox familiar: Organizar y mantener actualizados los documentos oficiales de la familia en Dropbox.
Actividades empresariales:
1. Gestión de agenda del CEO y CFO: Coordinar eventos y reuniones, asegurando que no haya conflictos de horario.
2. Supervisión de seguros de propiedades: Gestionar y garantizar la vigencia de los seguros de propiedades empresariales.
3. Administración de vehículos de la empresa: Organizar verificaciones, pagos de control vehicular, mantenimiento, fotoinfracciones y compra de combustible.
4. Control de registros de marca: Asegurar la renovación y archivo de documentos relacionados con la propiedad de las marcas.
5. Revisión de cheques: Supervisar la recepción y firma de cheques de empresas asociadas.
6. Gestión de documentos: Completar, imprimir, recabar firmas y entregar documentos, como actas y formatos bancarios.
7. Administración de propiedades vacacionales: Controlar pagos de servicios y mantenimiento de propiedades nacionales e internacionales, coordinar personal, gestionar inventarios y reportar a socios.
8. Supervisión de personal de oficina: Coordinar tareas y asegurar el cumplimiento de los estándares de desempeño.
9. Generación y almacenamiento de acuses: Digitalizar y archivar acuses de entrega y recepción de dinero y documentos.
10. Gestión de archivos físicos y digitales: Asegurar una organización eficiente y segura de los archivos.
11. Envío de documentos: Coordinar el envío de documentos y objetos, gestionando pagos y registros.
12. Manejo de incidencias en la oficina: Supervisar y resolver problemas menores en las instalaciones.
13. Control de inventario en bodegas: Mantener un inventario actualizado y organizado.
14. Gestión de inventario de insumos de oficina: Asegurar la correcta administración y disponibilidad de suministros.
15. Compra y pago de insumos de oficina: Coordinar adquisiciones y pago de suministros, optimizando costos.
16. Supervisión de mantenimientos de oficina: Gestionar la ejecución de servicios de mantenimiento de equipos y áreas de trabajo.

Requisitos
Al menos 2 años en administración de servicios y gestión de archivos o activos familiares o corporativos.
Dominio de:
Español e, idealmente, inglés
Paquetería Office (Word, PowerPoint, Excel) o equivalencia en Google (Docs, Slides, Sheets), así como Smartsheet
Softwares de gestión documental (Google Drive, Dropbox)
Calendarios digitales (Google Calendar, Outlook y iCloud)
Copiadora y escáner
Buena presentación, proactividad/ iniciativa, actitud de servicio, amabilidad, flexibilidad, responsabilidad, cooperación, ética, integridad, honestidad, orientación a los resultados, enfoque a la calidad, compromiso, confidencialidad/ discreción, perseverancia, apertura a la retroalimentación, disciplina, disposición, prudencia.

Requerimientos

• Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
• 4 años de experiencia
• Edad: entre 24 y 45 años

Hace 2 días (actualizada)

Acerca de Administradora de Inmuebles Cien Veintiuno

Ser un conjunto de empresas que apoye al desarrollo de México y el mundo, a través de la educación, el servicio y la calidad como tarea diaria, creando mejores personas y oportunidades a través de los productos y servicios que ofrecemos.

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