Asistente administrativo - con conocimiento de Excel
Todover - Boca del Río, Veracruz
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Descripción de la oferta
Resumen del Puesto:
Responsable de proporcionar soporte administrativo integral a las operaciones diarias de la empresa. Este rol implica una variedad de tareas administrativas y de coordinación, asegurando una gestión eficiente y efectiva de las propiedades y el mantenimiento de las mismas.
Responsabilidades Principales:
1. Gestión de Documentación y Archivos:
- Mantener y organizar archivos físicos y digitales de propiedades, contratos, informes de mantenimiento y otros documentos relevantes.
- Actualizar y mantener bases de datos de clientes, proveedores y contratistas.
2. Atención al Cliente:
- Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos, respondiendo a consultas de clientes, inquilinos y propietarios de manera oportuna y profesional.
- Coordinar citas y reuniones con clientes y contratistas.
3. Coordinación de Mantenimiento:
- Gestionar solicitudes de mantenimiento y reparaciones, asignando trabajos a contratistas y asegurando su seguimiento hasta la finalización.
- Realizar seguimiento de los trabajos de mantenimiento, asegurando que se cumplan los plazos y estándares de calidad.
4. Gestión Financiera y Cobranza:
- Ayudar en la preparación de facturas, recibos y otros documentos financieros.
- Llevar un registro de pagos y cobros relacionados con las propiedades administradas.
- Realizar labores de cobranza, contactando a inquilinos y propietarios para asegurar la recepción puntual de pagos de renta y cuotas de mantenimiento.
- Gestionar y resolver incidencias de cobranza, estableciendo planes de pago y negociando con las partes involucradas.
5. Apoyo en la Gestión de Propiedades:
- Asistir en la preparación de informes mensuales de gestión de propiedades.
- Colaborar en la organización de inspecciones y visitas a las propiedades.
6. Tareas Administrativas Generales:
- Realizar tareas administrativas generales como fotocopiado, escaneo y redacción de documentos.
- Mantener inventarios de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
7. Comunicación y Coordinación:
- Actuar como enlace entre propietarios, inquilinos y contratistas para facilitar la comunicación y resolución de problemas.
- Coordinar con otros departamentos y equipos de la inmobiliaria para asegurar un flujo de trabajo eficiente.
Requisitos del Puesto:
- Experiencia previa en roles administrativos, preferiblemente en el sector inmobiliario.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y priorizar efectivamente.
- Conocimiento práctico de herramientas de oficina como Microsoft Office.
- Atención al detalle y habilidades organizativas.
Requerimientos
- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
- 1 año de experiencia
- Idiomas: Español
- Edad: entre 18 y 40 años
- Conocimientos: Microsoft Excel
- Personas con discapacidad: Sí
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative
Hace 6 días
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